تعريفات مهمة :

1- عندما نقول كلمة ملف فاننا نعني الملفات والصور على حد سواء

2- الملف المخالف هو كل ملف يحوي على مواد جنسية او مواد مشجعة على العنف او الطائفية او اي ملف يحوي برامج اختراق انظمة معلوماتية .

3- الملف المعطوب او الملف الذي لا يعمل يجب الابلاغ عنه لكي تقوم الادارة بتصحيح الروابط وعدم حرمان باقي المستخدمين من المعرفة والفائدة .

4- الكلمات المفتاحية هي كلمات وصف قصيرة للملف ووظيفتها مساعدة محركات البحث على أرشفة الملف الذي ستقوم بتحميله ولكي تقوم بعملها على اكمل وجه يجب على المستخدم كتابتها باللغة العربية فقط الا اذا كانت تحوي مواد بغير اللغة العربية مثال : لنفرض انني اريد تحميل ملف وورد يحتوي على شرح لقصيدة " بانت سعاد " والتي كانت بصيف 2007 فقمت باختيار الملف من الجهاز وبقي ان ادخل الكلمات المفتاحية لهذا الملف وستكون كالتالي : " شرح قصيدة بانت سعاد صيف 2007 " او يمكن ان تكون كلمات عشوائية وليس بالضرورة جملة مفيدة ومترابطة مثل : " بانت سعاد قصيدة شرح 2007 " .

5- امتداد الملف هو نوع الملف مثلا : امتداد ملف الوورد هو doc او docx اما ملف الاكسل فامتداده xls او xlsx وعادة فان لكل نوع ملف امتداد خاص ولكن الازدواجية في الامتدادات هي في تطبيقات مايكروسوفت المكتبية بسبب الاصدار الجديد Office 2007 ويمكن معرفة امتداد الملف عن طريق الايقونة الخاصة به في الوندوز وبشكل عام فلقد اجتدهت ان اسمح برفع جميع الملفات ذات الامتدادات المتداولة بشكل كبير لكي يستفيد من مركز التحميل اكبر عدد ممكن من المستخدمين وعموما فلا داعي للقلق فان نظام مركز التحميل سيعرف تلقائيا امتداد الملف .